Wijfelen

Zit met een 10-tal ICT-ers een paar dagen in een hotel om de nieuwe architectuur van onze ICT infrastructuur te bepalen. We zijn dus een beetje aan het wijfelen de vergadermethode die nu ook in Den Haag is aangeslagen. Gisteren liep hier in het hotel ook nog een staatssecretaris rond dus volgens mij bestuurt het volgende kabinet vanuit alleen nog maar uit hotels. Dit hotel (blooming) probeert wel het wat anders te doen dan het standaard Bilderberg of Van der Valk arrangementje. Het is een zeer inspirerende omgeving met leuke verrassingen en goede service. Helaas is de geplande standwandeling wel in het water gevallen vanwege de storm. Voordeel is wel dat wij ons ieder geval een hoop fileleed bespaard hebben met 0 minuten reistijd tussen de ontbijtzaal en de conferentiezaal.

De discussie met de ICT-ers gaat over netscalers, bluecoats, snapshots, SQL servers en kooien. Ik ben voornamelijk geïnteresseerd of de nieuwe architectuur voldoet aan onze eisen omtrent continuïteit en beschikbaarheid van het systeem. Tevens biedt goed nadenken over de architectuur je een aantal jaren rust omdat, net als bij strategie, keuzes maakt op de langere termijn. Dat wil niet zeggen dat je na een jaar moet concluderen dat één onderdeel misschien anders moet maar dat is met strategie ook zo. Ook meer accountancy gerelateerde onderwerpen komen aan bod, want hoe gaan we nu met de overgang naar digitale dossiers om met zaken als archivering. In de papieren wereld hebben we natuurlijk een lopend archief met het actuele en laatste boekjaar en een historisch archief met alle dossier van de minimaal de afgelopen zeven jaar. Daarnaast speelt nog mee dat de WTA vereist dat alle wettelijke controle dossiers na twee maanden worden afgesloten en niet meer muteerbaar zijn. Moderne opslagsystemen kunnen daarbij helpen. Bestanden die ouder zijn dan de laatste twee boekjaren kunnen automatisch gemigreerd worden naar tragere (en dus goedkopere) media, WTA dossiers kunnen opgeslagen worden op een zogenaamde WORM (write once read many) omgeving en zijn dus echt alleen nog maar te lezen. Of blijft u voorlopig nog vasthouden aan papieren dossiers vasthouden, de vraag is dan wel hoe je dossiers echt kan afsluiten. Sealen misschien of heeft u een aparte afsluitbare archiefruimte met beperkte toegankelijkheid. Het is misschien verstandig dat de beroepsorganisaties nog wat “best practices” gaan geven rondom deze in de praktijk toch moeilijk uitvoerbare maatregelen.