30 januari 2007

E-mailterreur

Ik heb al eens eerder geschreven dat ik bang was om met vakantie te gaan vanwege de mail. Gemiddeld krijg ik zo’n kleine 100 mailtjes per dag, zakelijk gezien dan. Privé kan ik er daar nog een kleine 30 bijtellen, dus 130 berichten per dag waarvan de tegenpartij in veel gevallen ook nog een serieus antwoord verwacht. 130 berichten: als ik aan ieder berichtje 1 minuut zou besteden, zou ik meer dan twee uur bezig zijn. Gelukkig is dat minder, maar het bedraagt nog altijd gemiddeld één uur per dag. Uit recent onderzoek van Management Team blijkt dat 58,2% van de managers tussen de 30 en 90 minuten per dag aan zijn mail kwijt is. In dit zelfde onderzoek geeft 51,4% van de managers aan dat zij eigenlijk geen mailloze dag meer kunnen hebben. Bezoek je een seminar, dan zit tegenwoordig een groot deel van de zaal de hele dag te blackberry’en, want ja, we kunnen helemaal niet meer zonder e-mail. En zijn we nu efficiënter geworden? Is het eenvoudiger geworden om afspraken te maken? Communiceren we veel beter met elkaar?

Het tegendeel is denk ik waar. Dankzij de mail verzetten we steeds makkelijker even een afspraak, want iedereen is altijd bereikbaar. Altijd bereikbaar, want oh wee als je niet snel reageert op je mail. Dan mailen ze nog een keer, maar nu als urgent mail. Kortom, mail begint langzaam ons leven te beïnvloeden. Leveranciers (lees Microsoft) proberen ons wel te helpen met tools. Outlook 2007 is net geïntroduceerd en bevat weer nieuwe tools om ons e-mailbestaan te verlichten. In deze nieuwe versie kan je zelfs bellen met je mailbox en deze voor laten lezen. Kijk, dat is nu weer makkelijk; dan kan je als je in de file staat je tijd efficiënt gebruiken en direct je mail afwerken.
Ik heb nog even overwogen om een protestbeweging te beginnen tegen de e-mail. Net als prins Claus met de stropdas deed een groots gebaar maken en mijn mailbox uit protest sluiten. Maar ook ik ben afhankelijk van e-mail en moet erkennen dat ik het natuurlijk ook wel een gemakkelijk hulpmiddel vind. Maar ik laat mijn dag niet meer verstoren door e-mail. Ik lees de mail twee keer per dag, werk dan alles direct af en ik reageer niet meer op onzinnige mails. Dat geeft rust…….om het echte werk te doen.

Wil je weten of je een efficiente mailgebruiker bent klik dan hier.

5 opmerkingen:

Anoniem zei

Beste Fouk,

Je weblog lees ik met plezier. In je vorige log schreef je dat je graag feedback wil hebben. Het lijkt mij interessant om je visie te lezen over de manier waarop een accountantskantoor dient om te gaan met de fouten die het kantoor maakt.

Bij een controleopdracht controleer je de gegevens niet integraal, maar je maakt gebruik van steekproeven. Door gebruik te maken van steekproeven loop je het risico dat je materiële en niet materiële fouten in de jaarrekening laat zitten.
Ook bij het indienen van financiële aangiften (waarbij geen gebruik gemaakt wordt van steekproeven) kunnen fouten ontstaan.

Indien de klant er achter komt dat er een fout in de jaarrekening zit, moet het accountantskantoor zich dan excuseren voor de fout? En dient het accountantskantoor de fout op haar eigen kosten te herstellen?
Of hoeft het accountantskantoor zich niet te excuseren? Omdat integrale controle om praktische reden en van wegen het kostenaspect niet mogelijk is. Het accountantskantoor kan er toch niks aan doen dat een op de juiste manier uitgevoerde steekproef de fout niet heeft ontdekt en waarom moet je je verontschuldigen als je niet verantwoordelijk bent voor de fout?

Fouten in aangiften kunnen zelfs door de meest capabele medewerker worden gemaakt. Het oneindig vaak controleren van een aangifte is (van wegen het kostenaspect) niet mogelijk. Moet de klant gewoon de kosten van het herstellen van de fout betalen? Omdat de klant tijdens het opstellen van de oorspronkelijke aangifte al minder heeft betaald omdat de aangifte niet oneindig vaak is gecontroleerd op mogelijke fouten?

Met vriendelijke groet,
Boris

Joep Blox zei

Beste Fouk,


Als accountancy-student lees ik altijd graag je artikels in AccountancyNieuws. Graag zou ik een keer een lezing van je bijwonen. Staat er nog een in de planning?


Met vriendelijke groet,
Joep Blox

Fouk Tsang (1968) zei

Boris, lastige vraag daar kom ik graag op terug.

Joep op dit ogenblik staat er geen lezing op stapel waar ik zelf in spreek wel enkele dagvoorzitterschappen. Ik laat het via dit blog wel weten wanneer ik een spreekbeurt verzorg.

scho1035 zei

Joep said: "Graag zou ik een keer een lezing van je bijwonen. Staat er nog een in de planning?"

Joep even een welgemeend advies. Ga bij Fouk niet op de eerste rij zitten.

Fouk Tsang (1968) zei

Nee want ik spreek met consumptie. Henk kan het weten.